Albanian Institute of Science (akronim AIS), organizatë jofitimprurëse, regjistruar sipas Legjislacionit në Republikën e Shqipërisë, themeluar në Datën 28. 03. 2011 me Vendim të Gjykatës së Distriktit të Tiranës Nr. 3048, me Numër Identifikimi NIPT L11529451L me adresë: Asim Vokshi Pallati 13/25 Kati 3, Tiranë Albania, Përfaqësuar nga Drejtori Ekzekutiv Aranita BRAHAJ.

Organziata respekton Legjislacionin Kombaëtar dhe praktikën e rregullave të mira. Për të siguruar eficensë ekonomike dhe bashkëveprim me palë të treta AIS konsideron rregullat si më poshtë. Cdo parashikimi kësaj rregullore që Bie në kundërshtim me Ligjin është i pavlefshëm.

1. Aftësia për Pagesë Furnizimi dhe Shërbimi. Çdo Furnizim apo Prokurim Publik i kryer me qëllim realizimin / implementim të aktiviteteve apo ushtrimin e veprimtarisë normale të stafit administrativ apo teknik të AIS, duhet të jetë i buxhetuar dhe parashikuar sipas një preventivi të miratuar dhe nënshkruar në kontrate dhurimi, grant-i, apo kontratë për realizim shërbimesh. Furnizimet mund të bëhen edhe duke përdorur të ardhurave sekondare të organizatës si: kuota anëtarësie, fonde të përftuara nga fushata dhurimi, rezerva të krijuara nga organizata apo fonde institucionale. Përpara se të fillojë procedura e prokurimit referohet qartë nevoja për furnizim dhe mundësia për të mbuluar këtë shpenzim. Ky evidentim bëhet nga ekonomisti, sekretari i përgjithshëm dhe merr miratimin e drejtorit të organizatës.

2. Blerje me Vlerë të Vogël. Konsiderohen blerje me vlerë të vogël ato që përkojnë më çmim artikulli apo shërbimi nën vlerën 2000 Euro. Këto blerje bëhen në vlerësim të tregut dhe ofertës nga stafit administrativ (ekonomist, sekretari i organizatës dhe drejtori ekzekutiv). Në përzgjedhje merr pjesë edhe stafi i cili drejtpërdrejtë është përdorues i artikullit që blihet. Artikulli blihet në çdo rast me garanci, pranë subjekteve ekonomike me NIPT, të licencuara apo regjistruara për aktivitet ekonomik që përkon me objektin e furnizimit. Pagesat realizohen me transaksion bankar dhe përjashtim bëjnë vetëm blerjet e vogla të realizuara jashtë vendit. Për secilin rast, blerja shoqërohet me faturë të rregullt dhe shënohet në tabelat e shpenzimeve apo në regjistrin e të inventarit të Organizatës.

3. Blerje me ftesë për Konkurrim. Realizohen me këtë procedurë të gjitha blerjet dhe furnizimet me vlerë mbi 2000 Euro. Në këtë rast komisioni I tenderimit është të paktën tre persona. Blerje me ftesë për konkurrim dhe asistencë juridike. Nëse blerja ka vlerë mbi 10% të parasë së qarkulluar nga organizata në vitin e fundit financiar dhe me kusht që kjo të jetë më shumë se 15 000 Euro, vihet në dijeni edhe mbledhja e anëtarësisë. Në rast të tillë dokumentacioni i prokurimit formulohet me ndihmën e një juristi.

4. Dokumentacion tjetër i detyrueshëm. Në rast blerje pasuri të patundshme, sende të licencuara apo sende jo në qarkullim përveç faturës, garancisë, kontratës, vërtetimit për transaksion bankar stafi që bën veprimet është i detyruar të plotësojë çdo kriter dhe të inventarizojë çdo dokument shoqërues. E njëjta sjellje përkon edhe me

5. Shitjet.Të njëjtat procedura ndiqet edhe në shitje të objekteve në pronë të organizatës tek palë të treta. Në çdo rast shitje vlen e drejta apo detyrimi për të njohur rregulla të parablerjes për palë që janë bashkëpronar, fqinj apo persona të lidhur në mënyra të ligjshme me objektin e shitjes. Në çdo rast vlera e shitjes nuk bie nën çmimin referencë të objektit apo çmimin e blerjes fillestare. Çdo objekt i nënshtrohet rregullave kontabël të vlerësimit apo amortizimit.

1. Pagesa me kesh nën 300 Euro. Pagesa me para në dorë realizohet vetëm për shpenzime në vlerë nën 300 euro. Në çdo rast pagesa bëhet vetëm nëse ka një situacion, faturë, dokument që vërteton lindjen e detyrimit për pagesë. Pagesa kesh vërtetohet me nënshkrimin e një mandat pagese. Dokumenti i nënshkruar bëhet pjesë e dosjes me evidenca kontabël.

2. Pagesat me transaksion ose cek bankar, mbi 300 Euro. Çdo pagesë mbi 300 euro bëhet me cek ose transaksion bankarë. Në çdo rast përfitues sipas transaksionit apo çekut është personi që ka të drejtat për këtë vlerë. Çdo pagesë ka një përshkrim të saktë që përkon me situacionin që çon në detyrimin për pagesë. Urdhër Pagesa për Transaksion Bankar dhe Ceku bankar nënshkruhen nga Drejtori Ekzekutiv. Statuti i Organizatës lejon delegimin e të drejtës për të nënshkruar transaksion bankar ose cek edhe sekretari i organizatës. Delegimi bëhet përmes aktit noterial duke specifikuar kushtet, kriteret dhe limitet e pagesave.

1. Organizata nuk pranon dhurime kesh.

2. Organizata nuk pranon donacione mbi 500 Euro pa një kontratë dhurimi.

3. Çdo donacion, hyrje paraje apo të mira në natyrë të dhuruara, kontabilizohen dhe shënohen në Pasqyrat Financiare Vjetore.

4. Organizata respekton çdo rregull prokurimi apo rregullimi financiar të paravendosur në kontrata grant-i, donacioni apo shërbimi por ka detyrim të njihet dhe qartësohet me këto rregulla përpara nënshkrimit.

5. AIS nuk pranon dhe nuk bëhet palë në kontrata ku parashikimet mbi prokurime, lëvizje të parasë apo rregullime të tjera financiare bien në kundërshtim me rregulla të vetë organizatës apo legjislacionin kombëtar në fuqi. Organizata ka detyrim të investigojë dhe vlerësojë rastet.